Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

Оформляем и выдаем работникам справки

Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

[…]

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

[…]

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные реквизиты справки

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• адресат;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• место работы;

• должность или профессию (пример 1);

• стаж работы;

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

Как учитываются справки?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

 

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2017/vydaem_spravki/

Справка 2-НДФЛ: когда оформляем и кому представляем

Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

Справка о доходах 2-НДФЛ — один из самых востребованных документов. Она нужна как налоговым органам, так и работникам. Мы расскажем, в каких случаях бухгалтеру нужно оформлять такую справку и как это правильно сделать.

Кому нужна справка 2-НДФЛ

Обязанность представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ лежит на налоговых агентах. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации (п. 1 ст. 24 НК РФ).

Обратите внимание! Налоговая инспекция не вправе доначислять налог на доходы физических лиц по результатам камеральной проверки справок о доходах 2-НДФЛ.

В части НДФЛ налоговыми агентами являются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 НК РФ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Как правило, налоговыми агентами являются работодатели налогоплательщиков. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о доходах по форме 2-НДФЛ (см. табл. 1), выданной налогоплательщику налоговым агентом.

Таблица 1

Представление справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ

Куда (кому) представляетсяВ налоговую инспекцию по месту учета налогового агентаРаботнику, в т.ч. бывшему
По каждому физическому лицу, которому был выплачен доход за истекший налоговый периодПо каждому физическому лицу, у которого организация не смогла удержать НДФЛПо требованию работника
Основание представленияЗаконодательное требование для налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ)Законодательное требование для налогового агента (п. 5 ст. 226 НК РФ)Письменное заявление (произвольная форма) работника, в т.ч. бывшего (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ)
Количество представляемых экземпляровОдин экземпляр по каждому физическому лицу (в ИФНС)Один экземпляр по каждому физическому лицу (в ИФНС) и один экземпляр (физическому лицу)Любое количество экземпляров, затребованных работником в заявлении
Вид оформления документаПодлинный экземплярПодлинные экземплярыПодлинные экземпляры
Представление копий формы 2-НДФЛ налоговым законодательством не предусмотрено
Код, указываемый в заголовке справки 2-НДФЛ в поле «Признак»Признак 1Признак 2Код признака не указывается
Сроки представленияНе позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Налоговым периодом признается календарный год (ст. 216 НК РФ)Не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельстваНе позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника
Способ и условия представления (выдачи)Представляются налоговым агентом в ИФНС лично или через представителя, направляются в виде почтового отправления с описью вложения, передаются в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителяЛибо передается лично работнику под расписку, либо пересылается по почте по месту жительства работника, в т.ч. бывшего; передается безвозмездноЛибо передается лично работнику под расписку, либо пересылается по почте по месту жительства работника, в т.ч. бывшего. Способ передачи справки лучше предусмотреть в письменном заявлении работника. Любое количество экземпляров передается безвозмездно
Ответственность за непредставление (несвоевременноепредставление)За налоговое правонарушение (непредставление/ несвоевременное представление в ИФНС справок) штраф в размере 200 руб. за каждую непредставленную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ); за непредставление по запросу ИФНС справок либо подачу справок с заведомо недостоверными сведениями штраф в размере 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ); административная ответственность по ст. 15.6 КоАП РФ — штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.Ответственность за налоговое правонарушение (несообщение/ несвоевременное сообщение ИФНС о невозможности удержать НДФЛ) — штраф в размере 200 руб. за каждую непредставленную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ); административная ответственность по ст. 5.39 КоАП РФ за неправомерный отказ в предоставлении работнику справки — штраф на должностных лиц от 1000 до 3000 руб.Административная ответственность: либо по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц — от 1000 до 5000 руб., на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; либо по ст. 5.39 КоАП РФ: штраф на должностных лиц — от 1000 до 3000 руб.
Справка о доходах не является налоговой декларацией, поэтому привлечь к ответственности согласно ст. 119 НК РФ (за непредставление декларации) ИФНС не вправе

Источник: http://www.pnalog.ru/material/spravka-2-ndfl-oformlenie-predstavlenie

Новая 2-НДФЛ в 2020 году: бланк и образец заполнения

Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

В 2020 году бухгалтеры обязаны заполнять новые бланки 2-НДФЛ. Учитывайте, что введены сразу две формы. Одну заполните для ИФНС. Второй формат потребуется для работника. Разберемся, какой бланк 2-НДФЛ использовать для отчетности за 2019 год в 2020 году. Определим новые правила и инструкции по заполнению.

Бланки новой формы 2-НДФЛ в 2020 году

Новая форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Новая форма имеет два бланка:

Для подачи в ФНС (выглядит как декларация):

Для выдачи на руки работнику:

Программа «Бухсофт» обновила электронную версию справки с учетом нового приказа. Смотрите, как подготовить и распечатать новую форму. Обратите внимание, что формы теперь две.

Одна для выдачи работнику:

2-НДФЛ для выдачи работникам онлайн

Другая для ФНС:

2-НДФЛ для ФНС онлайн

Изменения в 2-НДФЛ в 2020 году

Новую форму 2-НДФЛ компании и ИП должны подавать в 2020 году в новые сроки. Сроки перенесены на месяц раньше. И теперь форму сдают не 1 апреля, как раньше, а 1 марта. Однако 1 марта — это воскресенье. Поэтому срок сдвинут на 2 марта. По этому сроку нужно подать форму как с признаком 1, так и с признаком 2.

Новые сроки установлены Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

ФормаКрайний срок сдачи 6-НДФЛ
2-НДФЛ с признаком 1 за 2019 год2 марта 2020 года
2-НДФЛ с признаком 2 за 2019 год2 марта 2020 года

Программа «Бухсофт» настроила персональный календарь бухгалтера на 2020 год. Зайдите в программу и проверьте все важные даты по сдаче отчетности, уплаты налогов и выплат работникам. «Бухсофт» напомнит о сроках не только на почту, но и при входе в программу. Вы никогда ничего не пропустите. Обещаем!

Посмотреть календарь

Новая форма 2-НДФЛ

Обновленная структура формуляра справки 2-НДФЛ была введена Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. Налоговики усложнили бланк отчетности о доходах. Старый отчет имел сокращенную структуру, и размещался на одной стандартной странице.

Новый бланк стал больше. Документ представляет собой титульный лист, состоящий из трех разделов, и отдельное приложение. В дополнительный лист приложения была вынесена помесячная разбивка:

  • начисленного дохода;
  • предоставленного вычета;
  • удержанного подоходного налога.

Помимо нового формата отчетности для ИФНС, чиновники утвердили новый формуляр. Форма справки о суммах заработка предусмотрена для работников. Работодатель выдаст бланк только по индивидуальному запросу подчиненного. Такой документ может потребоваться работнику для получения кредита или, к примеру, оформления государственных льгот и вычетов.

Структура справки о доходах для сотрудников представлена в Приложении №5 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. Отметим, что данный формуляр практически не отличается от старого бланка 2-НДФЛ. Чиновники убрали лишь несколько кодов и полей, заполняемых исключительно для ФНС.

Структура нового бланка

Обновленный формуляр, в сравнении со старой справкой, содержит меньше разделов. Например, в бланке 2018 года было пять разделов. Теперь их всего три. Однако, ввкдены дополнительные поля и графы, которые не были предусмотрены ранее.

Бланк 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

  1. Вводная часть, которая раскрывает общие данные и идентификационные реквизиты налогового агента.
  2. Раздел №1 — раскрывает информацию о налогоплательщике — работнике, который непосредственно получал доходы в отчетном периоде.
  3. Раздел №2 — отражает обобщенные показатели сумм заработка, начисленных работнику. Также новая форма 2-НДФЛ за 2018 год в разделе 2 фиксирует данные об исчисленном налоге, уплаченных авансовых платежах.
  4. Раздел №3 — расшифровывает сведения о налоговых вычетах, которые налогоплательщик получил от конкретного налогового агента.
  5. Приложение к справке 2-НДФЛ расшифровывает сведения о начислениях, удержаниях и вычетах. Данные отражаются помесячно.

Общие правила заполнения

Подготовить отчетность можно на бумаге. Например, заполнив информацию от руки. Либо использовать печатные средства или компьютер.

Допускается формирование отчетности в электронном виде, с применением специализированных бухгалтерских программ. Также подготовить новые справки 2-НДФЛ можно с помощью бесплатного приложения от ИФНС.

Скачать программу «Налогоплательщик» можно на официальном сайте Инспекции.

Важно! Если в штате организации числится 10 человек и более, то подать справки на бумажном носителе нельзя. Компании, с численностью менее 10 человек, вправе подать бумажную отчетность.

В отчете запрещается:

  1. Распечатать отчет на листе с двух сторон нельзя.
  2. Также запрещено скреплять справки между собой, это приводит к порче формуляров.
  3. Помарки и исправления не допускаются.
  4. Корректирующие средства (ленты, замазки, карандаши) запрещены.

Вносите текст заглавными печатными буквами, с лева на право. В пустых клетках ставьте прочерки. Заполняя справку 2-НДФЛ от руки, используйте только черную или синюю пасту.

Обратите внимание, что сдать отчет на бумаге придется с дополнительной сопроводительной описью. Реестр справок о доходах по форме КНД 1110306 обязателен к предоставлению.

Пошаговая инструкция, к заполнения отчетной справки 2-НДФЛ

  1. В шапке титульного листа указываем ИНН и КПП налогового агента. То есть работодателя.
  2. Номер отчета — указываем порядковый номер отчетной справки.
  3. Отчетный год — по условиям примера 2018.
  4. Признак справки: «1» — налог удержан, «2» — налог невозможно удержать, «3» — налог удержан правопреемником при реорганизации, «4» — НДФЛ не удержан правопреемником.
  5. Номер корректировки заполняем только при подготовке корректирующей отчетности. При заполнении 2-НДФЛ впервые ставим прочерк.
  6. Код налогового органа (ИФНС), в которую подается отчетность. Например, «7727».
  7. Полное наименование работодателя или организации начислившей заработок физическому лицу.
  8. Сведения о реорганизации — заполняем только в том случае, если отчетность формирует правопреемник.
  9. ОКТМО и номер телефона — указываем соответствующую информацию.

Далее заполняем первый раздел справки 2-НДФЛ. Регистрирует данные налогоплательщика — физлица, получившего доход.

Указываем ИНН гражданина (при наличии), ФИО, статус плательщика (резидент РФ — 1, не резидент — 2), дату рождения, гражданство (российское — код 643). Вид документа, его серию и номер. Например, паспорт гражданина РФ обозначается кодом «21».

Переходим во второй раздел. На основании данных бухгалтерского учета компании вносим сведения:

  • Общая сумма начислений. Проверьте, должна соответствовать сумме срок доходов приложения.
  • Налоговая база, исчисляется как разница между начисленным доходом и предоставленными вычетами.
  • Сумма налога исчисленная, рассчитывается как база умноженная на ставку налога.
  • Сумма налога удержанная — указываем только ту сумму подоходного налога, которую работодатель удержал фактически.
  • Фиксированные авансовые платежи — заполняем только при наличии таковых.
  • Налог перечисленный — вписываем сумму уплаченную в бюджет.
  • Если НДФЛ удержан излишне, то отразите разницу в соответствующей строке.
  • При невозможности удержать налог впишите сумму не удержанную налоговым агентом.

Раздел №3 заполняем сведениями о предоставленных налоговых вычетах. Речь идет о стандартных льготах, вычетах на детей, а также имущественные и социальные вычеты.

Заполняем коды льгот и сумму вычета , предоставленную в течение отчетного периода. Коды вычетов закреплены в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

При предоставлении социальных и имущественных льгот — заполните номер и дату уведосмления от ФНС.

Теперь заполняем информацию о лице, заверившем достоверность сведений. Это руководитель организации-работодателя. Либо иное уполномоченное лицо по доверенности. Например, главбух. Указываем статус подписанта и ФИО ответственного.

Переходим в приложение. Вносим помесячную разбивку о доходах, вычетах и налогах работника. Если сотрудник получает доходы, облагаемые по разным ставкам, то придется составить отдельный отчет на каждую ставку налога. Коды доходов и коды вычетов указывайте в строгом соответствии с Приложениями №1 и №2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Форма для выдачи на руки работникам

Налоговый кодекс обязывает работодателей выдавать своим сотрудникам справки о доходах и удержанном НДФЛ при условии, что сотрудник написал заявление с просьбой предоставить ему такие данные (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Если ранее форма 2-НДФЛ для налоговой и сотрудника были одинаковыми, то теперь бланки разные (Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).

Бланк сделали проще: убрали признак справки, сведения о ее номере, код налоговой инспекции, номер корректировки и др.

Робот-пылесос при подписке на «Упрощенку»!

Сегодня при подписке на журнал «Упрощенка» — сразу два подарка: Робот-пылесос + 2 дополнительных месяца подписки.

  • Счет на «Упрощенку» + 2 подарка →

Источник: https://www.26-2.ru/art/355013-2-ndfl-za-2019-god-blank-obrazets-zapolneniya

Для чего нужна справка 2 НДФЛ: может ли быть нулевой, срок сдачи, образец заполнения отчета

Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

Справки, сделанные по форме 2-НДФЛ, полагается сдавать в налоговую инспекцию каждому работодателю, который выступает для своих подчинённых источником дохода. Иногда такой документ запрашивают и сами сотрудники. Поэтому важно знать, как правильно заполнить справку, когда и для чего она может понадобиться и какие нюансы нужно иметь в виду при её представлении.

Что такое форма 2-НДФЛ и как она выглядит?

Форма 2-НДФЛ содержит информацию о доходах физического лица и отчислениях, связанных с ними. В справке указываются такие данные:

  • источник дохода;
  • осуществлённые выплаты (по месяцам);
  • удержанные налоги.Бланк справки, составляемой по форме 2-НДФЛ, выглядит таким образом

Как и когда документ выдаётся работнику?

Справка получается физическими лицами в бухгалтериях организаций, являющихся для них работодателями. Для этого сотруднику требуется подать соответствующее заявление. Предприятие же обязано выдать форму 2-НДФЛ в течение трёх дней со дня регистрации запроса от работника (статья 62 Трудового кодекса РФ).

Довольно часто документ вручается специалисту без его заявления при освобождении от занимаемой должности.

Кроме случаев увольнения, справка может понадобиться работнику:

  • для оформления кредита в банке (при получении небольшой суммы форма 2-НДФЛ требуется не всегда, а вот для ипотеки и при запросе денежных средств на покупку автомобиля документ представляется в обязательном порядке);
  • при выходе на пенсию;
  • при усыновлении детей;
  • для получения льгот, снижающих общую сумму налогов для некоторых групп граждан (например, справку необходимо предъявлять тем, кто является родителями студентов, обучающихся в высших учебных заведениях на платной основе);
  • в случае судебных процессов (особенно при тяжбах, связанных с трудовыми спорами или назначением алиментов);
  • при запросе визы для посещения некоторых стран.

Отказ от представления формы 2-НДФЛ или же задержка выдачи более чем на три дня может повлечь за собой судебное разбирательство.

Чаще всего справка 2-НДФЛ нужна работнику для получения крупного кредита — например, ипотечного

В каких случаях справка не требуется?

Вполне обоснованной причиной для отказа в выдаче документа является факт невыплаты человеку на протяжении года никаких денежных средств.

Если организация не была источником заработка и других доходов для физического лица, то какие-либо обязательства перед гражданином у неё отсутствуют (пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса и пункт 2 приказа ФНС № ММВ-7–3/576 от 16.09.2011). Составлять так называемые нулевые справки при этом не нужно.

Форма 2-НДФЛ не требуется и в следующих случаях:

  • при приобретении работодателем у сотрудника права на собственность или имущества у физического лица (статья 228 НК РФ гласит, что непосредственно гражданин должен высчитать, какую сумму ему надо перечислить в бюджет, и представить декларацию);
  • при выплате денежных средств предпринимателю, который сам отчисляет налоги, в том числе на доходы (согласно пункту 2 статьи 226, пункту 5 статьи 214, а также статьям 227 и 228 НК РФ, бизнесмен ИП отчитывается перед государственными органами о прибылях и затратах);
  • при получении пособия по беременности и родам, алиментов и материальной помощи, выплачиваемой пострадавшим в результате природных катаклизмов;
  • при выдаче подарков, если организация делает презент в натуральной форме (в этом случае компания, не являющаяся физическим лицом, обязана уведомить налоговый орган, что сделать соответствующее отчисление невозможно (пункт 5 статьи 226 НК РФ);
  • если иностранный работник уволился и уехал из России в страну постоянного проживания. При этой ситуации организации полагается удержать НДФЛ со специалиста, но так как бывшего сотрудника в стране нет, то сделать это невозможно. Компании остаётся только сообщить в ФНС о том, что налог взимать не с кого (в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ).

Справка по форме 2-НДФЛ сдаётся за определённый период, который обычно составляет один год. Сроки определяются налоговой инспекцией. В 2017 году документ с признаком «2» представляется до 1 марта включительно; «1» — до 3 апреля.

Как нужно сдавать отчётность — на бумажном носителе или в электронном виде?

Если организация стала источником доходов для более чем 25 работников, то она обязана выслать заполненные формы исключительно по телекоммуникационным каналам связи. Документ может представляться на бумаге лишь тогда, когда в компании трудится менее 25 человек.

Отчётность, сданная на флеш-накопителях, дисках и других носителях, не принимается (основания — пункт 5 статьи 226 и пункт 2 статьи 230 НК РФ).

Штрафы: чем грозят отчёты, сданные невовремя или ошибочно составленные?

За несоблюдение сроков подачи справок 2-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый требуемый документ (основание — пункт 1 статьи 126 НК РФ).

Однако заплатить работодателю придётся и в том случае, если формы присланы вовремя, но с ошибками. В таком случае штраф составит 500 рублей за каждую справку, в которой представлены некорректные сведения. Документы при этом будут отправлены на доработку.

За несоблюдение сроков и допущенные ошибки придётся выплачивать штрафы

Распространённые ошибки

Наиболее часто встречающиеся недочёты при заполнении бланка 2-НДФЛ:

  • отсутствие подписи налогового агента в соответствующей строке (её полагается ставить ответственному сотруднику бухгалтерского отдела организации и только синей ручкой; печать компании не должна закрывать отметку);
  • указание даты в неверном формате (первым записывается день, затем месяц и только потом год — дд.мм.гггг);
  • проставление оттиска печати не в отведённом для этого месте;
  • указание старого адреса сотрудника (например, в том случае, если у специалиста поменялось место прописки, но он не уведомил об этом работодателя);
  • внесение неверного ИНН;
  • лишние вычеты, удержания;
  • отсутствие сведений о каком-либо доходе.

Вносить какие-либо исправления в готовый документ категорически запрещено. Справку можно только переделать целиком.

Источник: https://ipshnik.com/nalogi-i-nalogooblozhenie-ip/sistemyi-nalogooblozheniya/vsyo-o-zapolnenii-predstavlenii-i-vyida.html

Выдача справки 2 НДФЛ при увольнении: учитываем особенности

Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

Увольнение сотрудника выполняется на законодательном уровне. В первую очередь – это приказ, в котором указано, с какого времени и по какой причине работник увольняется.

В этот день делают окончательный расчет и возвращают оформленную трудовую книжку. Также на руки выдают при увольнении справку по форме 2 НДФЛ, которая понадобится во время нового трудоустройства.

Для чего выдают справку и особенности ее оформления рассмотрим в этом обзоре.

Для чего увольняемому нужна справка 2 НДФЛ

Наниматель при увольнении в обязательном порядке выдает физ. лицу на руки декларацию 2 НДФЛ.

Справка понадобится в нескольких случаях:

  • На новом месте работы для исчисления средней оплаты труда при начислении по больничному листу, отпуска;
  • если физ. лицо зарегистрируется на бирже как безработный. Сведения из справки, выданной при увольнении, понадобятся для начисления пособия, расчет которого берется из среднего заработка за месяц по последнему месту работы;
  • при обращении в визовый центр или посольство для получения визы;
  • при обращении в кредитные организации за оформлением ссуды;
  • для получения средств из государственных фондов.

Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику

Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.

При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.

Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.

На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.

После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.

Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.

2 НДФЛ выдается за какой период

На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.

Так, например:

  • Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
  • для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.

Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.

У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.

Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.

Правила оформления документа

Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:

  • Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;
  • информация о получателе прибыли – физ. лице;
  • прибыль, подлежащая налогообложению;
  • вычеты, которые применены в отчетном периоде;
  • сумма прибыли и НДФЛ.

В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.

В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:

  • Фамилию, имя, отчество;
  • гражданство и статус как налогоплательщика;
  • место регистрации и место жительства;
  • паспортные данные.

Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.

Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.

В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.

За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.

К такому виду относятся:

  • Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
  • о страховых суммах в пенсионный фонд России;
  • о стаже работы в компании.

Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.

При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:

  • Сведения предоставляются только безвозмездно;
  • декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
  • не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.

Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.

Когда подавать 2 НДФЛ на уволенного в налоговую инспекцию

Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.

Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.

Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.

Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении

Пример заполнения 2 НДФЛ по физ. лицу, уволенный 23 июня.

Что делать, если ликвидировано предприятие

Если нужна декларация после увольнения, а предприятие ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ, приведем ряд решений для такой проблемы:

  • Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
  • также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.

ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.

Если в справке допущена ошибка

Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.

Заключение

Прямого обязательства за непредставление декларации 2 НДФЛ по письменному запросу сотрудника на руки при увольнении нет, однако в КоАП в ст. 5.27 предусмотрены штрафы за несоблюдение трудового законодательства и руководителя накажут в сумме 1 000 – 5 000 руб., а к организации применят санкции 30 000 – 50 000 руб.

Источник: https://ndflexpert.ru/2/vydacha-pri-uvolnenii-spravki-2-ndfl.html

Юрист Барсов
Добавить комментарий